TE-toimiston verkkoasiointipalvelu koulutukseen hakeutuville
Hakemisto 11.11.2022
Virkailijan palveluvalikko
Sähköisten kurssihakemusten käsittely
Kurssien haku
Sähköiset kurssihakemukset
Yksittäisen vahvistetun hakemuksen käsittely
Valittujen kurssihakemusten tulostus
Kaikkien kurssihakemusten tulostus
Vahvistamattoman hakemuksen käsittely
Vahvistamattomien hakemusten listan käsittely
Hakemistoon Sulje ohje
Virkailijan palveluvalikossa on valittavana kaksi vaihtoehtoa. Työpaikkailmoitusten odotusalue –linkkiä käyttämällä voi käsitellä työnantaja-asiakkaiden lähettämiä työpaikkailmoituksiin liittyviä toimenpidepyyntöjä. Koulutushakemusten käsittely –linkkiä klikkamalla avautuu sähköisten koulutushakemusten virkailijakäyttöliittymä, jossa voi katsella ja käsitellä henkilöasiakkaiden verkon kautta lähettämiä jo vahvistettuja työvoimakoulutushakemuksia. KurssiNetin virkailijakäyttöliittymän voi avata myös URA:n avulla valitsemalla Kurssin hakijat –ikkunalla yksi netin kautta hakemuksen lähettäneen rivi (sininen fontti erottaa nettihakemukset paperihakemuksista) ja klikkaamalla tämän jälkeen Kurssihakemus –painiketta.
Sähköisten koulutushakemusten käsittely
Asiakas voi täyttää ja lähettää sähköisen koulutushakemuksen kahdella eri tavalla: Joko tunnistautuneena tai ilman tunnistautumista. Jos hakija on tunnistautunut palveluun ja lähettää hakemuksensa, se näkyy samantien URA:ssa hakijan ja koulutuksen tiedoissa sekä KurssiNetissä ilman virkailijan toimenpiteitä.
Jos asiakas on lähettänyt hakemuksen ilman tunnistautumista, hänen hakemuksensa siirretään virkailijan toimesta URA:an ja KurssiNettiin (vahvistetaan) vasta kun hän vahvistaa hakemuksen henkilökohtaisesti. Kun avataan henkilön esittelyikkunaa URA:ssa ja henkilöllä on vahvistamattomia kurssihakemuksia esitetään virkailijalle ennen esittelysivun avaamista kysymys: Asiakas on lähettänyt koulutushakemuksen internetissä, haluatko katsoa hakemusta ? Jos virkailija vastaa Kyllä, avataan vahvistamattomien koulutushakemusten listasivu, jolla näkyvät kaikki kyseessä olevan asiakkaan vahvistamattomat hakemukset. Tällä listasivulla virkailija voi koulutuksen nimeä klikkaamalla tarkistaa, että hakemus on asiallisesti täytetty ja siirtää hakemuksen URA:an ja KurssiNettiin. Kun hakija on tunnistettu (hän on näyttänyt henkilötodistuksensa) ja hakemus on siirretty URA:an, näyttää hakemus täysin samanlaiselta kuin tunnistautuneena hakemuksensa jättäneen hakemus.
KurssiNetin virkailijakäyttöliittymään voi kirjautua kahdella eri tavalla: Sähköisen asioinnin virkailijavalikon kautta tai URA:ssa valitsemalla Kurssin hakijat -ikkunalla yhden sähköisen hakemuksen ja klikkaamalla tämän jälkeen Kurssihakemus-painiketta. Tällöin ei tarvita erillistä sisäänkirjautumista virkailijakäyttöliittymään, vaan käytetään hyväksi URA:n kirjautumistietoja.
Virkailijakäyttöliittymällä voi katsella koulutushakemuksia, muuttaa hakemusten lajittelujärjestystä, kirjata tietoja hakemuskohtaiseen virkailijan merkinnät –kenttään, päivittää hakemuksen tietojen luovutuksen suostumustietoa ja käsitelty-rastikenttää, tulostaa yksittäisiä koulutushakemuksia, useita hakemuksia kerralla tai kaikki koulutukseen hakeneiden hakemukset kerralla.
Kurssihakemukset –sivulla voi tulostaa vahvistettuja hakemuksia ja päivittää Käsitelty- ja Suostumusrasteja. Sivulta pääsee edelleen yksittäiselle vahvistetulle koulutushakemukselle klikkaamalla hakijan nimeä. Sarakeotsikkoa klikkaamalla voi muuttaa hakemuslistan lajittelujärjestystä.
Nimisarakkeen vasemmalla puolella näkyviin valintaruutuihin voi valita tulostettavat hakemukset. Tulostus tapahtuu tällöin käyttämällä sivun alalaidassa olevaa Tulostusnäkymä valitut –painiketta. Nimisarakeessa näkyvät nimet toimivat myös linkkeinä kyseisen hakijan hakemukselle. Käsitelty-saraketta voi käyttää esim. lajittelun apuvälineenä, kun vain osa hakemuksista on käsitelty (tai tulostettu). Klikkaamalla Käsitelty-linkkiä saat listan alkuun hakemukset, joita ei vielä ole käsitelty. Suostumus-sarakkeessa voit päivittää asiakkaan lomakkeella syöttämää suostumustietoa (suostumus hakulomakkeen tietojen luovuttamiseen valintaryhmälle). Jos asiakas on valinnut lomakkeella vaihtoehdon en suostu, mutta hän vaikkapa koulutuksen vastuuhenkilön ja hakijan puhelinkeskustelussa suostuu tietojen luovuttamiseen, voidaan tässä päivittää suostumustiedon muutos. Suostumustiedon muutos pitää kirjata myös hakulomakkeelle virkailijan merkinnät –kohtaan.
Muita sarakkeita ovat Hetu (henkilötunnus), hakemuksen lähetyspäivä sekä kotikunta. Jos Käsitelty- tai Suostumus –sarakkeihin on tehty päivityksiä, pitää päivitykset tallentaa navigointipalkista tai sivun alareunasta löytyvällä Tallenna-painikkeella. Paluu-painike vie Koulutusten haku –sivulle. Sivun alareunan Tulostusnäkymä valitut –painike avaa vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen rastilla merkityt hakemukset erilliselle tulostussivulle. Tulostusnäkymä kaikki –painike puolestaan avaa kaikki sivulla näkyvät hakemukset erilliselle tulostussivulle.
Tällä sivulla voit katsella yksittäisiä koulutushakemuksia ja päivittää Virkailijan merkinnät –kenttää. Navigointipalkin painikkeella Paluu pääset takaisin Kurssihakemukset –sivulle. Tulostusnäkymä –painikkeella avautuu yksittäinen hakemus erilliseen tulostusnäkymäsivuun. Tallenna-painikkeella voit tallentaa Virkailijan merkinnät –kenttään kirjoittamasi tiedot. Selauspainikkeilla voit selata muiden samaan koulutukseen netin kautta hakemuksen jättäneiden hakemuksia. Käytä Uloskirjaus-painiketta aina, kun lopetat KurssiNetin käytön. Ohje-painikkeella pääset katsomaan sivukohtaista ohjetta. Sivulla näytetään hakulomakkeelle tallennetut tiedot. Sivun alalaidassa on Virkailijan merkinnät –tekstikenttä, johon voi syöttää esim. hakijan tilanteessa hakulomakkeen lähettämisen jälkeen tapahtuneita muutoksia. Jos esim. hakija on lomakkeella rastittanut tietojen luovutukseen liittyvään suostumuskohtaan vaihtoehdon en suostu, mutta myöhemmin suostuu luovuttamaan tiedot, kirjataan tämä tieto Virkailijan merkinnät –kenttään ja lisäksi lisätään rasti Kurssihakemukset –sivulla kyseisen hakijan suostumus-rastikenttään.
Sivun alalaidassa on osa samoista painikkeista kuin ylälaidan navigointipalkissa. Paluu-painike tuo takaisin Kurssihakemukset-sivulle. Tulostusnäkymä –painikkeella avautuu yksittäinen hakemus erilliseen tulostusnäkymäsivuun. Tallenna-painikkeella voit tallentaa Virkailijan merkinnät –kenttään kirjoittamasi tiedot. Selauspainikkeilla voit selata muiden samaan koulutukseen netin kautta hakemuksen jättäneiden hakemuksia. Palaute-painikkeen avulla voit antaa palveluun liittyvää palautetta ja kehittämisehdotuksia. Sivun ylälaitaan –painikkeen avulla pääset nopeasti takaisin sivun alkuun.
Kun valitaan rivejä Kurssihakemukset –sivulla lisäämällä rasti nimien edessä sijaitseviin ruutuihin ja klikataan Tulostusnäkymä valitut –painiketta, tällöin avautuu erillinen selainsivu, jolla on peräkkäin valitut hakemukset tulostusta varten. Tulostus tapahtuu selaimen tulostustoiminnolla. Voit halutessasi muuttaa esim. tekstin kirjasinkokoa selaimessa ennen tulostamista. Sulje sivu esim. klikkaamalla oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa rastia, kun olet tulostanut valitsemasi hakemukset. Tulostus toimii parhaiten Microsoftin selaimilla.
Tällä sivulla voi etsiä koulutuksia erilaisilla hakutekijöillä. Hakutuloksena näytetään koulutukset, jotka täyttävät hakuehdot ja joihin on tullut hakemuksia verkon kautta. Jos koulutus täyttää hakukriteerit, mutta sille ei ole yhtään hakemusta verkon kautta, se ei tule hakutuloslistalle.
Sivua avattaessa oletushakuna näytetään sisäänkirjautuneen virkailijan vastuulla olevat ajankohtaiset koulutukset. Ajankohtaiset tarkoittaa tässä koulutuksia, joiden tila URA:ssa on haussa tai valinnassa.
Voit käyttää hakutekijöinä kurssinumeroa tai toimistokoodia. Ajankohtaiset/arkisto –valinta on käytössä vain haettaessa koulutuksia toimistokoodilla. Valinta Ajankohtaiset (oletus) tarkoittaa koulutuksia, jotka ovat haussa tai valinnassa ja valitsemalla Arkisto, tuodaan listalle koulutukset, joiden tila on joku muu. Hakutuloslistauksessa näytetään Kurssin numero, joka toimii linkkinä kyseiseen koututukseen tulleiden hakemusten listalle. Lisäksi listalla näytetään kurssin nimi, alkamisaika, vastuutoimisto, vastuuvirkailija ja netin kautta tulleiden hakemusten lukumäärä (eHakemusten lkm). Sarakeotsikko Valmiit tarkoittaa netin kautta lähetettyjä hakemuksia, joissa hakija on joko tunnistautunut palveluun tai käynyt esittämässä henkilötodistuksensa ja hakemus on jo mennyt URA:an ja on virkailijan nähtävissä KurssiNetissä. Sarakeotsikko Tulossa tarkoittaa netin kautta lähetettyjä hakemuksia, jotka on lähetetty ilman tunnistautumista, eikä hakija ole vielä käynyt vahvistamassa hakemustaan henkilökohtaisesti. Näiden hakemusten voimaantulo edellyttää siis vielä sitä, että hakijat vahvistavat henkilökohtaisesti hakemuksensa. Samalla virkailija siirtää hakemukset URA:an ja KurssiNettiin. Kun hakemus on vahvistettu, poistuu se tulossa olevien lukumäärästä ja lisätään Valmiiden hakemusten lukumäärään.
Kun klikataan Kurssihakemukset –sivulla Tulostusnäkymä kaikki –painiketta, tällöin avautuu erillinen selainsivu, jolla on peräkkäin kaikki hakemukset tulostusta varten. Tulostus tapahtuu selaimen tulostustoiminnolla. Voit halutessasi muuttaa esim. tekstin kirjasinkokoa selaimessa ennen tulostamista. Sulje sivu esim. klikkaamalla oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa rastia, kun olet tulostanut hakemukset. Tulostus toimii parhaiten Microsoftin selaimilla.
Tällä sivulla voit tarkistaa vahvistamattomalle hakemukselle tallennetut tiedot, kirjoittaa tekstiä Virkailijan merkinnät –tekstikenttään, siirtää hakemuksen URA:an tai poistaa hakemuksen listalta. Voit myös siirtyä saman hakijan lähettämiin mahdollisiin muihin vahvistamattomiin hakemuksiin selauspainikkeilla. Paluupainike, Selauspainikkeet, Uloskirjaus ja Ohje-painikkeet sijaitsevat sivun yläosan navigointipalkissa, kun taas sivun alaosasta löytyvät Tallenna, Siirrä URA:an, Poista listalta, Paluu ja selauspainikkeet.
Paluupainikkeella siirryt takaisin Vahvistamattomien hakemusten listasivulle. Selauspainikkeella voit siirtyä hakijan mahdollisiin muihin vahvistamattomiin hakemuksiin. Uloskirjaus-painiketta kannattaa käyttää aina kun lopetat palvelun käytön. Ohjelinkki vie sivukohtaiseen ohjeeseen.
Tarkista hakijan lomakkeelle tallentamat tiedot ennen hakemuksen siirtämistä URA:an. Virkailijan merkinnät –tekstikenttään voi tarvittaessa täydentää hakemusta. Kun olet todennut hakemuksen asiallisesti täytetyksi, klikkaa Siirrä URA:an painiketta. Tätä toimintoa ei voi perua, eli kannattaa varmistua, että hakemus on varmasti oikeaan koulutukseen ja että hakemus on asiallisesti täytetty ennen sen siirtämistä URA:an.
Jos siirryt hakemuksen siirtämisen jälkeen hakijan tietohin URA:ssa, kannattaa muistaa, että voit nähdä kurssihakemuslomakkeelta URA:an tuodut hakijan päivitetyt yhteystiedot vasta, kun suljet hakijan tiedot ja avaat ne uudelleen. Yhteystiedot jotka päivitetään aina hakulomakkeelta URA:an, ovat: lähiosoite, maa, postinumero, kunta, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite. Sen sijaan kurssilausunto-ikkunalla näkyy uusi lausunto heti, hakijan tietoja välillä sulkematta.
Poista listalta –painikkeella voidaan esillä oleva hakemus poistaa listalta. Kun painiketta on klikattu, avautuu varmistuskysymys: Haluatko varmasti poistaa… Valitsemalla Kyllä, hakemus poistetaan listalta. Jos asiakas haluaa perua hakemuksensa, hänelle on kerrottava mahdollisista seuraamuksista. Palvelun ehdoissa, jotka hakija on hyväksynyt, kerrotaan seuraavaa: Jättämällä koulutushakemuksen sitoudut aloittamaan koulutuksen mikäli tulet siihen valituksi. Mikäli kieltäydyt ilman pätevää syytä työvoimaviranomaisen osoittamasta sinulle soveltuvasta koulutuksesta, menetät oikeutesi työttömyysetuuteen joko määräajaksi tai toistaiseksi. Työvoimaviranomaisen osoittamana koulutuksena pidetään myös sellaista koulutusta, johon henkilö on hakenut oma-aloitteisesti. TE-toimisto tutkii, onko kieltäytymiselle ollut pätevä syy. Joissakin tilanteissa hakemuksen voi perua ilman, että sitä pidetään koulutuksesta kieltäytymisenä. Lisätietoa mahdollisuudesta perua hakemus saa TE-toimistosta.
Järjestelmän administraattorilla on erillinen käyttöliittymä, jolla voidaan palauttaa virheellisesti listalta poistettu hakemus uudelleen listalle.
Vahvistamattomat hakemukset poistetaan listalta eräajolla automaattisesti, kun tietty aika on kulunut koulutuksen hakuajan päättymisestä.
Asiakkaalla on vahvistamattomia kurssihakemuksia, jos hän on lähettänyt hakemuksia ilman tunnistautumista. Hakemuksen vahvistaminen edellyttää henkilökohtaista yhteydenottoa. Tämä sivu avautuu, kun avataan henkilön esittelyikkunaa URA:ssa ja henkilöllä on vahvistamattomia kurssihakemuksia. Ennen sivun avautumista virkailijalle esitetään kysymys: Asiakas on lähettänyt hakemuksen internetissä, haluatko katsoa hakemusta ? Jos virkailija vastaa Kyllä, avataan tämä sivu, jolla näkyvät kaikki kyseessä olevan asiakkaan vahvistamattomat hakemukset.
Tallenna-painike on Suostumus-rastikentän päivitystä varten. Siirrä valittu URA:an painikkeella voidaan siirtää vasemmalla olevaan rastikenttään valittu hakemus URA:an ja KurssiNettiin. Tätä toimintoa ei voi perua, eli kannattaa varmistua, että hakemus on varmasti oikeaan koulutukseen ja että hakemus on asiallisesti täytetty ennen sen siirtämistä URA:an.
Poista valitut listalta –painikkeella voidaan vasemmanpuoleiseen rastikenttään valitut rivit poistaa listalta. Kun painiketta on klikattu, avautuu varmistuskysymys: Haluatko varmasti poistaa… Valitsemalla Kyllä, hakemus poistetaan listalta. Jos asiakas haluaa perua hakemuksensa, hänelle on kerrottava mahdollisista seuraamuksista. Palvelun ehdoissa, jotka hakija on hyväksynyt, kerrotaan seuraavaa: Jättämällä koulutushakemuksen sitoudut aloittamaan koulutuksen mikäli tulet siihen valituksi. Mikäli kieltäydyt ilman pätevää syytä työvoimaviranomaisen osoittamasta sinulle soveltuvasta koulutuksesta, menetät oikeutesi työttömyysetuuteen joko määräajaksi tai toistaiseksi. Työvoimaviranomaisen osoittamana koulutuksena pidetään myös sellaista koulutusta, johon henkilö on hakenut oma-aloitteisesti. TE-toimisto tutkii, onko kieltäytymiselle ollut pätevä syy. Joissakin tilanteissa hakemuksen voi perua ilman, että sitä pidetään koulutuksesta kieltäytymisenä. Lisätietoa mahdollisuudesta perua hakemus saa TE-toimistosta.